Usando variables en flujos de trabajo

Las variables son lo que hace que los flujos de trabajo de Dailybot sean dinámicos en lugar de estáticos. Sin variables, cada acción de flujo de trabajo enviaría el mismo mensaje, usaría los mismos datos e ignoraría el contexto que lo activó. Con variables, puedes personalizar mensajes con el nombre del encuestado, incluir respuestas de un check-in, referenciar datos de formularios, insertar marcas de tiempo y adaptar el contenido según lo que realmente sucedió.

Este artículo cubre cómo funcionan las variables, las categorías disponibles y patrones prácticos para usarlas efectivamente en tus automatizaciones.

Cómo funcionan las variables

Una variable es un marcador de posición escrito con sintaxis de doble llave, como {{user.name}} o {{response.answer_1}}. Cuando el flujo de trabajo se ejecuta, Dailybot reemplaza cada marcador con el valor real del contexto de ejecución actual. Si un flujo de trabajo se activa por un envío de check-in, por ejemplo, las variables te dan acceso al nombre del encuestado, las respuestas que proporcionó, la marca de tiempo y otros metadatos.

Para insertar una variable, escribe {{ en cualquier campo de texto dentro de una acción de flujo de trabajo. Dailybot muestra una lista desplegable de todas las variables disponibles, organizadas por categoría. Puedes navegar la lista o escribir para buscar la que necesitas. Una vez que seleccionas una variable, aparece como marcador de posición en tu texto, y el valor real se llena cada vez que el flujo de trabajo se ejecuta.

Categorías de variables

Las variables se agrupan por el origen de sus datos. Las categorías disponibles dependen del tipo de trigger de tu flujo de trabajo, porque cada trigger expone un conjunto diferente de datos.

Variables de usuario

Las variables de usuario referencian información sobre la persona que activó el flujo de trabajo o a quien la acción está dirigida. Las variables de usuario comunes incluyen el nombre de la persona, correo electrónico, membresía de equipo y zona horaria. Son útiles para personalizar mensajes, como saludar a alguien por su nombre o ajustar el contenido según su rol.

Variables de respuesta

Cuando un flujo de trabajo se activa por la completitud de un check-in o un envío de formulario, las variables de respuesta te dan acceso a cada respuesta que la persona proporcionó. Cada pregunta se mapea a una variable numerada como {{response.answer_1}}, {{response.answer_2}}, y así sucesivamente. Puedes usarlas para incluir respuestas específicas en mensajes de seguimiento, enrutar datos a diferentes canales según el contenido, o pasar información a una llamada API.

Variables de evento

Las variables de evento contienen metadatos sobre lo que activó el flujo de trabajo. Esto incluye marcas de tiempo, tipos de evento e identificadores que te ayudan a construir acciones contextuales. Por ejemplo, podrías incluir la hora de envío en una notificación para que el destinatario sepa exactamente cuándo ocurrió el evento.

Variables de equipo y organización

Estas variables referencian datos organizacionales más amplios, como nombres de equipos, identificadores de canales y valores de configuración. Son útiles cuando quieres publicar en un canal específico dinámicamente o incluir contexto a nivel de equipo en un mensaje.

Ejemplos prácticos

Resúmenes personalizados de check-in

Un flujo de trabajo activado por un check-in completado puede enviar un resumen a un canal del equipo usando variables. El mensaje podría decir: “{{user.name}} completó su standup. Puntos destacados: {{response.answer_1}}. Bloqueadores: {{response.answer_3}}.” Esto convierte datos en crudo del check-in en una actualización formateada y legible sin que nadie necesite compilarla.

Notificaciones dinámicas de formularios

Cuando un envío de formulario activa un flujo de trabajo, puedes usar variables de respuesta para construir notificaciones dirigidas. Si la pregunta 2 pide el nivel de prioridad y la respuesta es “crítico”, podrías enrutar la notificación a un canal de escalamiento. El cuerpo del mensaje puede incluir todas las respuestas relevantes del formulario para que el destinatario tenga contexto completo sin abrir la app web.

Payloads de API ricos en contexto

Si tu flujo de trabajo incluye una acción de llamada API, las variables te permiten construir cuerpos de solicitud dinámicos. Puedes pasar el correo del remitente, sus respuestas y la marca de tiempo del evento a un sistema externo, asegurando que la API siempre reciba datos actuales y precisos. Esto es particularmente útil para integrar con sistemas de tickets, CRMs o dashboards personalizados.

Consejos para trabajar con variables

Comienza explorando el desplegable de variables en las acciones de tu flujo de trabajo. Escribe {{ y navega las opciones disponibles antes de construir tu mensaje. Esto te ayuda a descubrir variables que tal vez no conocías, especialmente cuando trabajas con un tipo de trigger por primera vez.

Mantén tu uso de variables legible. Cuando construyas una plantilla de mensaje con múltiples variables, redacta la salida final en papel primero para asegurarte de que se lea naturalmente. Un mensaje empaquetado con demasiadas variables puede sentirse robótico, así que mezcla datos dinámicos con texto estático que proporcione contexto y un toque humano.

Prueba tu flujo de trabajo con un trigger real para verificar que las variables se resuelvan correctamente. Algunas variables podrían estar vacías si el evento activador no incluyó esos datos, así que revisa los casos límite. También puedes usar texto de respaldo en tus mensajes para manejar situaciones donde una variable podría no tener valor.

Las variables son la funcionalidad que lleva los flujos de trabajo de Dailybot de secuencias simples a automatizaciones inteligentes. Al conectar cada paso con los datos que lo activaron, creas flujos de trabajo que son relevantes, personalizados y genuinamente útiles para tu equipo.