Construyendo flujos de trabajo personalizados

Los flujos personalizados convierten la coordinación repetitiva en algo que el equipo define una vez y ejecuta con confiabilidad. En Dailybot, el constructor de flujos es donde operaciones y managers relacionan cuándo debe ocurrir algo con qué debe pasar después: mensajes, check-ins, notificaciones e integraciones.

El constructor en contexto

La interfaz se organiza en torno a un flujo claro: eligen un disparador, agregan una o más acciones y, si aplica, insertan condiciones para que distintos resultados abran distintos caminos. Nombran el flujo, describen su propósito para el equipo y ordenan los pasos. Una estructura legible facilita el traspaso cuando otra persona deba mantener la automatización.

Tipos de disparador

Disparadores por tiempo

Las ejecuciones programadas sostienen standups, recordatorios e informes recurrentes. Definen la cadencia (por ejemplo, cada día hábil a las 9:00 o cada lunes por la mañana) y la zona horaria que ancla la ejecución. Son ideales cuando el trabajo es predecible y no debe depender de que alguien escriba un comando.

Disparadores por evento

Se activan cuando ocurre algo en el espacio de trabajo: se envía un check-in, llega una respuesta de formulario, se ejecuta un comando u otro flujo termina. Mantienen las automatizaciones alineadas con la actividad real, no solo con el reloj.

Disparadores condicionados

Las condiciones acotan cuándo cuenta un disparador: solo si un campo coincide, hay una etiqueta o un paso previo tuvo éxito. Combinar eventos con condiciones reduce ruido y evita mensajes a quien no corresponde.

Pasos de acción

Cuando se dispara el flujo, las acciones se ejecutan en secuencia salvo que una ramificación cambie el camino.

• Enviar un mensaje — Publicar en un canal o DM con texto plantilla, variables y contexto del evento.
• Crear o solicitar un check-in — Impulsar la responsabilidad con el seguimiento adecuado para cada equipo.
• Notificar un canal — Mostrar resúmenes o alertas donde ya trabaja el equipo.
• Llamar una API — Enviar datos a otro sistema o traer un payload para automatizaciones más ricas.

Combinar estas acciones permite informar a las personas y actualizar sistemas de registro en un solo flujo.

Lógica de ramificación

La ramificación responde al “¿y si?” sin duplicar flujos enteros. Pueden enviar un recordatorio breve si una tarea lleva un día de retraso, escalar a un líder si pasan tres días o omitir mensajes en fin de semana. Diseñen las ramas alrededor de las excepciones que hoy manejan a mano; ahí suele estar el mayor ahorro de tiempo.

Pruebas antes de publicar

Traten los flujos como código: prueben antes del despliegue completo. Confirmen la hora del disparador en la zona prevista, simulen o hagan dry-run de rutas por evento y verifiquen cada rama. Revisen que los pasos de API usen endpoints y credenciales correctos. Después del lanzamiento, observen las primeras ejecuciones reales y ajusten texto, horarios o condiciones según el feedback.

Ejemplos

Flujo de onboarding

Al unirse alguien a un equipo, disparen con usuario agregado (o evento equivalente). Las acciones pueden incluir un DM de bienvenida, enlaces al manual y herramientas, y un check-in diferido a los dos días para captar dudas. Ramifiquen si el rol es específico (por ejemplo, solo ingeniería recibe el checklist de repos).

Compilación semanal de reporte

Usen un disparador por tiempo cada viernes por la tarde. Las acciones reúnen o resumen entradas (de check-ins, formularios o datos por API) y publican un hilo consolidado en el canal de liderazgo. Una condición puede omitir el post si no hubo actualizaciones relevantes.

Cadena de escalamiento

Partan de un evento como bloqueo reportado o formulario marcado como urgente. La primera acción notifica al responsable; un retraso temporal o una condición de seguimiento escala al manager y, si aplica, a un canal de guardia. Umbrales claros reducen fatiga de alertas sin perder visibilidad de lo crítico.

Flujos bien diseñados reducen el seguimiento manual y alinean Dailybot con la forma real de trabajar del equipo. Empiecen por un dolor frecuente, publiquen una versión pequeña, iteren y expandan.