Construyendo flujos de automatización en Dailybot

Los flujos de trabajo en Dailybot te permiten automatizar procesos de múltiples pasos que de otro modo requerirían coordinación manual. En lugar de recordarle a las personas que envíen actualizaciones, reenviar mensajes entre canales o perseguir seguimientos, defines un conjunto de reglas una vez y dejas que Dailybot maneje la ejecución. El resultado es acción consistente y oportuna sin que nadie necesite recordar qué viene después.

Un flujo de trabajo conecta un trigger (cuando algo sucede) con una o más acciones (qué debería pasar después). Puedes pensarlo como un sistema de “si esto, entonces aquello” construido directamente en tu plataforma de chat, con suficiente flexibilidad para manejar la complejidad del mundo real como ramificaciones, secuencias y contenido dinámico a través de variables.

Cómo crear un flujo de trabajo

Comienza desde la app web de Dailybot. Haz clic en Automatización y complementos en la barra lateral, luego haz clic en el botón Crear flujo de trabajo en la esquina superior derecha. Cada flujo de trabajo necesita un nombre y una descripción. El nombre debe ser lo suficientemente específico para que cualquier persona de tu equipo pueda saber qué hace el flujo de trabajo de un vistazo.

Una vez que hayas nombrado tu flujo de trabajo, configurarás dos cosas: el trigger (cuándo se ejecuta) y las acciones (qué hace).

Eventos de trigger

Los triggers definen el “cuándo” de tu flujo de trabajo. Dailybot ofrece un amplio conjunto de tipos de trigger, para que puedas iniciar automatizaciones desde casi cualquier evento en tu workspace.

Los triggers basados en horario se ejecutan en tiempos fijos, como cada día laboral a las 9 AM o cada lunes por la mañana. Son la columna vertebral de procesos recurrentes como standups, resúmenes semanales y recordatorios periódicos. Configuras la cadencia y la zona horaria, y Dailybot se encarga del resto.

Los triggers basados en eventos se activan cuando algo específico sucede. Dailybot soporta triggers para estos eventos:

• Un usuario ejecuta un atajo o comando
• Un usuario completa un check-in
• Un usuario reporta un bloqueador en un check-in
• Un formulario recibe una nueva respuesta
• Un registro de formulario se actualiza, aprueba o rechaza
• Otro flujo de trabajo termina
• Se registra actividad en Dailybot
• Se envía un evento a la API de Trigger de Flujos
• Se dan kudos
• Un usuario se agrega a la organización
• Un usuario se agrega o elimina de un equipo

Esta variedad significa que puedes construir automatizaciones reactivas que respondan a actividad real, no solo al reloj. Cuando un nuevo miembro se une al equipo, puedes enviar automáticamente recursos de onboarding. Cuando alguien reporta un bloqueador, puedes notificar a un manager. Cuando un formulario recibe una respuesta marcada como urgente, puedes escalarla.

Acciones

Las acciones definen el “entonces” de tu flujo de trabajo. Después de que un trigger se activa, Dailybot ejecuta una o más acciones en secuencia. Las acciones disponibles incluyen:

• Generar contenido con IA para mensajes dinámicos y contextuales
• Enviar un mensaje de chat a un canal o mensaje directo
• Enviar un mensaje de correo electrónico para notificar a personas fuera del chat
• Ejecutar un comando para activar otra automatización
• Seleccionar un registro aleatorio de formulario para selecciones tipo lotería
• Insertar un registro de formulario para crear entradas de datos automáticamente
• Enviar un recordatorio de check-in para solicitar una actualización del equipo
• Publicar un reporte consolidado para agregar y compartir resultados
• Enviar un recordatorio de formulario para recordar a los encuestados

Puedes encadenar múltiples acciones en un solo flujo de trabajo. Por ejemplo, un flujo activado por un envío de check-in podría primero generar un resumen con IA, luego publicarlo en un canal de liderazgo y finalmente enviar un correo a un interesado que no usa la plataforma de chat.

Patrones comunes de flujos de trabajo

Automatización de standup diario es uno de los patrones más populares. Configura un trigger basado en tiempo para tu ventana de standup, agrega una acción de “enviar recordatorio de check-in” y continúa con una acción de “publicar reporte consolidado” para compartir los resultados en un canal del equipo. Todos reciben el recordatorio y el resumen aparece sin que nadie tenga que compilarlo manualmente.

Flujos de escalamiento responden a eventos críticos. Activa con “usuario reporta un bloqueador en un check-in” y agrega una acción para notificar al líder del equipo por DM. Puedes agregar una segunda acción para publicar en un canal de escalamiento si el bloqueador no se resuelve dentro de una ventana de tiempo, creando un sistema de alertas multinivel.

Secuencias de onboarding se activan cuando un usuario se agrega a un equipo. Las acciones pueden incluir un DM de bienvenida con enlaces clave, un check-in después de unos días para recopilar retroalimentación temprana, y un formulario para recopilar solicitudes de equipos y acceso. Esto asegura que cada nuevo miembro del equipo reciba la misma experiencia sin importar quién gestione el onboarding.

Flujos de trabajo vs. comandos

Los comandos y los flujos de trabajo cumplen roles diferentes en el toolkit de automatización de Dailybot. Los comandos son atajos de un paso iniciados por el usuario. Los flujos de trabajo son secuencias de múltiples pasos, frecuentemente automáticas. En la práctica, funcionan bien juntos: un comando puede activar un flujo de trabajo, y un flujo de trabajo puede ejecutar un comando como una de sus acciones. Piensa en los comandos como los botones que tu equipo presiona y en los flujos de trabajo como los motores que funcionan detrás de escena.

Los flujos de trabajo de Dailybot reemplazan la coordinación manual que consume horas cada semana. Comienza con un proceso de alta frecuencia, construye un flujo pequeño y expande desde ahí. Cuando tu equipo vea que las actualizaciones llegan a tiempo y los seguimientos suceden automáticamente, el valor habla por sí solo.