Construindo fluxos de automação no Dailybot

Os fluxos de trabalho no Dailybot permitem automatizar processos de múltiplos passos que de outra forma exigiriam coordenação manual. Em vez de lembrar as pessoas de enviar atualizações, encaminhar mensagens entre canais ou perseguir follow-ups, você define um conjunto de regras uma vez e deixa o Dailybot cuidar da execução. O resultado é ação consistente e pontual sem que ninguém precise lembrar o que vem depois.

Um fluxo de trabalho conecta um gatilho (quando algo acontece) a uma ou mais ações (o que deve acontecer em seguida). Você pode pensar nele como um sistema de “se isso, então aquilo” construído diretamente na sua plataforma de chat, com flexibilidade suficiente para lidar com complexidade do mundo real como ramificações, sequenciamento e conteúdo dinâmico através de variáveis.

Como criar um fluxo de trabalho

Comece pelo app web do Dailybot. Clique em Automação e complementos na barra lateral, depois clique no botão Criar fluxo de trabalho no canto superior direito. Todo fluxo de trabalho precisa de um nome e uma descrição. O nome deve ser específico o suficiente para que qualquer pessoa da sua equipe consiga saber o que o fluxo faz de relance.

Depois de nomear seu fluxo de trabalho, você vai configurar duas coisas: o gatilho (quando ele roda) e as ações (o que ele faz).

Eventos de gatilho

Os gatilhos definem o “quando” do seu fluxo de trabalho. O Dailybot oferece um amplo conjunto de tipos de gatilho, para que você possa iniciar automações a partir de quase qualquer evento no seu workspace.

Gatilhos baseados em agenda rodam em horários fixos, como todo dia útil às 9h ou toda segunda de manhã. Eles são a base de processos recorrentes como standups, resumos semanais e lembretes periódicos. Você configura a cadência e o fuso horário, e o Dailybot cuida do resto.

Gatilhos baseados em eventos disparam quando algo específico acontece. O Dailybot suporta gatilhos para estes eventos:

• Um usuário executa um atalho ou comando
• Um usuário completa um check-in
• Um usuário reporta um bloqueador em um check-in
• Um formulário recebe uma nova resposta
• Um registro de formulário é atualizado, aprovado ou negado
• Outro fluxo de trabalho termina
• Atividade é registrada no Dailybot
• Um evento é enviado para a API de Gatilho de Fluxos
• Kudos são dados
• Um usuário é adicionado à organização
• Um usuário é adicionado ou removido de uma equipe

Essa variedade significa que você pode construir automações reativas que respondem à atividade real, não apenas ao relógio. Quando um novo membro entra na equipe, você pode enviar automaticamente recursos de onboarding. Quando alguém reporta um bloqueador, você pode notificar um gestor. Quando um formulário recebe uma resposta marcada como urgente, você pode escalar.

Ações

As ações definem o “então” do seu fluxo de trabalho. Depois que um gatilho dispara, o Dailybot executa uma ou mais ações em sequência. As ações disponíveis incluem:

• Gerar conteúdo com IA para mensagens dinâmicas e contextuais
• Enviar uma mensagem de chat para um canal ou mensagem direta
• Enviar uma mensagem de e-mail para notificar pessoas fora do chat
• Executar um comando para acionar outra automação
• Selecionar um registro aleatório de formulário para sorteios
• Inserir um registro de formulário para criar entradas de dados automaticamente
• Enviar um lembrete de check-in para solicitar uma atualização da equipe
• Publicar um relatório consolidado para agregar e compartilhar resultados
• Enviar um lembrete de formulário para lembrar os respondentes

Você pode encadear múltiplas ações em um único fluxo de trabalho. Por exemplo, um fluxo acionado por um envio de check-in pode primeiro gerar um resumo com IA, depois publicá-lo em um canal de liderança e finalmente enviar um e-mail para um stakeholder que não usa a plataforma de chat.

Padrões comuns de fluxos de trabalho

Automação de standup diário é um dos padrões mais populares. Configure um gatilho baseado em tempo para sua janela de standup, adicione uma ação de “enviar lembrete de check-in” e continue com uma ação de “publicar relatório consolidado” para compartilhar os resultados em um canal da equipe. Todos recebem o lembrete e o resumo aparece sem que ninguém precise compilá-lo manualmente.

Fluxos de escalação respondem a eventos críticos. Acione com “usuário reporta um bloqueador em um check-in” e adicione uma ação para notificar o líder da equipe por DM. Você pode adicionar uma segunda ação para publicar em um canal de escalação se o bloqueador não for resolvido dentro de uma janela de tempo, criando um sistema de alertas multinível.

Sequências de onboarding disparam quando um usuário é adicionado a uma equipe. As ações podem incluir um DM de boas-vindas com links chave, um check-in após alguns dias para coletar feedback inicial, e um formulário para coletar solicitações de equipamentos e acesso. Isso garante que cada novo membro da equipe receba a mesma experiência independentemente de quem gerencia o onboarding.

Fluxos de trabalho vs. comandos

Comandos e fluxos de trabalho cumprem papéis diferentes no toolkit de automação do Dailybot. Comandos são atalhos de um passo iniciados pelo usuário. Fluxos de trabalho são sequências de múltiplos passos, frequentemente automáticas. Na prática, funcionam bem juntos: um comando pode acionar um fluxo de trabalho, e um fluxo de trabalho pode executar um comando como uma das suas ações. Pense nos comandos como os botões que sua equipe pressiona e nos fluxos de trabalho como os motores rodando nos bastidores.

Os fluxos de trabalho do Dailybot substituem a coordenação manual que consome horas toda semana. Comece com um processo de alta frequência, construa um fluxo pequeno e expanda a partir daí. Quando sua equipe vir atualizações chegando no horário e follow-ups acontecendo automaticamente, o valor fala por si só.