Primeiros passos com os formulários do Dailybot

Os formulários do Dailybot permitem que sua equipe colete informações estruturadas diretamente nas plataformas de chat que vocês já usam. Em vez de perseguir as pessoas por e-mails ou planilhas, você define um conjunto de perguntas uma vez e deixa que os membros da equipe respondam quando for necessário. As respostas vão para um lugar central onde gestores e líderes de operações podem revisá-las, exportá-las e agir sobre elas.

Se você já usou check-ins, talvez esteja se perguntando onde os formulários se encaixam. Os check-ins são recorrentes e baseados em agenda: eles disparam em horários específicos para equipes específicas e são ótimos para standups diários ou reflexões semanais. Os formulários, por outro lado, são sob demanda. Qualquer pessoa com acesso ao comando pode ativar um formulário a qualquer momento, tornando-os ideais para processos que não seguem um calendário fixo, como solicitações de folga, relatórios de bugs ou coleta de feedback após um evento.

Quando usar formulários

Pense nos formulários como sua ferramenta principal sempre que precisar de informações estruturadas que não estejam ligadas a uma agenda recorrente. Alguns cenários onde os formulários se destacam incluem solicitações de folga que precisam de aprovação do gestor, checklists de release de código antes de um deploy, provisionamento de acesso a novas ferramentas, feedback de clientes coletado por representantes de suporte e pesquisas internas rápidas após um workshop ou reunião geral.

O fio condutor é que os dados precisam ser consistentes e completos. Mensagens informais no chat funcionam bem para atualizações casuais, mas quando você precisa que cada envio inclua os mesmos campos, um formulário mantém tudo organizado.

Como criar seu primeiro formulário

Configurar um formulário leva apenas alguns minutos e você não precisa de conhecimento técnico. Comece pelo app web do Dailybot e siga três passos.

Nome e perguntas

Abra a seção de Formulários na barra lateral e clique em Criar formulário. Dê ao seu formulário um nome claro que os membros da equipe reconheçam, e então adicione suas perguntas. Você pode escrever uma mensagem introdutória que aparece antes da primeira pergunta e uma mensagem de encerramento que aparece após o envio. Ambas são opcionais mas úteis para dar contexto.

Cada pergunta pode ser de um entre vários tipos: texto aberto, sim/não, múltipla escolha ou numérico. Escolher o tipo certo torna o formulário mais rápido de responder e produz dados mais limpos para análise posterior.

Configurações avançadas

Depois de adicionar suas perguntas, clique em Continuar para configurar os detalhes operacionais. Você vai definir um atalho de chat para que os membros da equipe possam ativar o formulário digitando um comando como /time-off na conversa direta com o Dailybot. Também pode escolher um canal de respostas onde os envios são publicados automaticamente para visibilidade, e ajustar as configurações de privacidade para controlar quem vê as respostas brutas.

Salvar e compartilhar

Quando você termina a configuração, o formulário fica ativo. Compartilhe o nome do comando com sua equipe, e qualquer pessoa que digitá-lo no chat com o Dailybot será guiada pelas perguntas. As respostas ficam armazenadas na seção de Formulários do app web, prontas para revisão ou exportação.

Dicas para formulários eficazes

Mantenha seus formulários curtos e focados. Cinco a sete perguntas é um bom alvo para a maioria dos casos de uso. Se você se encontrar adicionando mais de dez perguntas, considere dividir o formulário em dois separados para que os respondentes não percam o ritmo. Use texto de pergunta claro e específico, e priorize os tipos de múltipla escolha ou numérico quando o conjunto de respostas é previsível, já que esses produzem dados mais fáceis de filtrar e comparar.

Também ajuda testar o formulário você mesmo antes de compartilhá-lo. Ative-o pelo chat, percorra cada pergunta e confirme que as mensagens de introdução e encerramento leem bem. Um teste rápido pega frases estranhas ou opções faltantes antes que sua equipe veja o formulário.

Os formulários do Dailybot trazem estrutura para processos que antes viviam em mensagens espalhadas e acompanhamento manual. Quando seu primeiro formulário estiver rodando, você provavelmente vai encontrar mais oportunidades para substituir coordenação ad-hoc por um fluxo de trabalho repetível e pesquisável.